ADAICA bietet Ihnen die Lösung für Ihre auditierungspflichtigen Management-Systeme (QM, UM, ASM, EM).

Dokumentenmanagement, Workflow- und Auditfunktionen und Terminüberwachung sind in einem System integriert. Die Grundlage für kontrollierbare und beherrschbare Prozesse wird geschaffen.

Die zentrale Steuerung aller mit dem Managementsystem verbundenen Maßnahmen wird für die Verantwortlichen und Ausführenden gestrafft und erleichtert. Alle Beteiligten können eine individuell optimierte Ansicht der für sie geltenden Verfahrens- und Arbeitsanweisungen erhalten. Alle im Zusammenhang stehenden Dokumente, E-Mails, Notizen, Aufgaben, Termine und Betriebsmittel können eingesehen und bearbeitet werden.

Die integrierte System- und Prozessaudit-Funktionalität erlaubt ein sicheres Erkennen von zeitlichen oder dinglichen Abweichungen. Sie ist direkt mit den Vorgabedokumenten verknüpft. Das ermöglicht die kontinuierliche Aufnahme von Verbesserungen sowie die einfache Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen. Vorgaben und Umsetzung werden zu einer untrennbaren Einheit.

Die Workflow-Funktionalität ermöglicht es, aus sämtlichen Dokumenten oder Berichten (Auditberichte, Begehungsprotokolle, etc.) komplette Workflows zu starten. Die Abarbeitung der in den Berichten festgesetzten Maßnahmen wird durch die Kategorisierung der Aufgaben nach Standort, Verantwortlichem, Themenbereich, u.a. sowie Eskalation bei Nichtbearbeitung, sichergestellt.

Das Vorlagen- und Versionsmanagement erleichtert Ihnen die Bearbeitung der Management-Dokumente. Die lückenlose Transparenz über Bearbeitungs-, Genehmigungs-, Freigabe- und Publikationsprozesse ist gewährleistet.

ADAICA bietet Ihnen

  • Alle Ordner und Dokumente werden in gemeinsamer hierarchischer Form („Baumstruktur“) mit frei definierbaren Beziehungsstrukturen und Klassifizierungen dargestellt.
  • Der Zugriff von Mitarbeitern wird jeweils auf die aktuelle Version der Management-Dokumente gelenkt, z.B. mittels Synchronisation in das Dateisystem.
  • Anwenderbezogene Sichten auf die in dem Managementsystem vorhandenen Dokumente werden ermöglicht.
  • Workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse
  • Revisionssichere Ablage der Dokumentation
  • Automatische Versionierung und Archivierung in der ADAICA-Datenbank
  • Freigabeprozess per eMail oder per Aufgabe mit integrierten Funktionen zur Annahme, Ablehnung, Kommentierung etc.
  • Fristenmanager überwacht turnusmäßige Aktualisierungen einzelner Management-Dokumente – mit automatisierter Erinnerungsfunktion
  • Automatische Protokollierung und Historisierung sämtlicher Bearbeitungs- und Freigabeschritte
  • Finden-Funktion zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten (mit datenbankgestützter Volltextindizierung)
  • Workflow-Steuerung und Fortschrittskontrolle (z.B. zur Abarbeitung von aus Audits oder Begehungen resultierenden Maßnahmen)
  • System- und Prozessaudit-Funktionalität: Workflow-Steuerung direkt aus den jeweiligen Vorgabedokumenten heraus (z.B. Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen mit regelmäßigen Aufgaben)
  • Automatische Erzeugung von Maßnahmenlisten je nach Suchkriterium (z.B. bezogene auf Zeiträume, verantwortliche Personen, Themenbereich, Standorte)
  • Einzel- und Gruppenterminplanung
  • Adressverwaltung und CRM-Funktionalitäten sind integriert (inkl. TAPI-Anbindung)
  • Diverse Schnittstellen ermöglichen einen einfachen Austausch zu anderen Programmen (Dateisystem, Outlook, G-Mail, etc.)
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